Senior managementondersteuner

Het ministerie van Defensie zoekt een Senior managementondersteuner voor de Directie Kennis & Innovatie in Utrecht. Je verzorgt coordinerende en managementondersteunende werkzaamheden voor de directeur en het hoofd van de Staf, met complex agendabeheer en ondersteuning bij evenementen. Vereist: MBO-4 niveau, 3-5 jaar ervaring in managementondersteuning en 2-4 jaar ervaring in innovatie- en projectmanagement in een overheidsomgeving.

On-siteTemporaryMid LevelAgendabeheerIBabs

Senior managementondersteuner

Het ministerie van Defensie zoekt een Senior managementondersteuner voor de Directie Kennis & Innovatie in Utrecht. Je verzorgt coordinerende en managementondersteunende werkzaamheden voor de directeur en het hoofd van de Staf, met complex agendabeheer en ondersteuning bij evenementen. Vereist: MBO-4 niveau, 3-5 jaar ervaring in managementondersteuning en 2-4 jaar ervaring in innovatie- en projectmanagement in een overheidsomgeving.

Apply

On-siteTemporaryMid LevelAgendabeheer

Salary

Not specified

Work Location

Utrecht, Utrecht, Netherlands, NL

Work Model

On-site

Experience Required

5 years

Employment Type

Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Experience Level

Minimaal 3 tot 5 jaar ervaring in management ondersteunende functies; Minimaal 2 tot 4 jaar ervaring in ondersteunende functies op het gebied van innovatie- en projectmanagement in overheidsomgeving

Core Qualifications

Technical (Must-have)

AgendabeheeriBabsXPostWebMailafhandelingPlannen en organiseren van vergaderingenEvenementenorganisatieSecretarieelAdministratiefBedrijfskundigProjectmanagementInnovatiemanagement

Soft Skills

StressbestendigOverzicht houdenProactiefSnel schakelenZorgvuldigSamenwerkenCommunicatief vaardigPrioriteiten stellenKritischHumor

Key Responsibilities

•Complex en dynamisch agendabeheer
•Bewaken dat de directie tijdig benodigde informatie voor afspraken heeft (iBabs)
•Ondersteuning bij mailafhandeling directeur en verwerken post in XPostWeb
•Beheren mailbox directiesecretariaat
•Het ontvangen en begeleiden van bezoekers
•Het plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
•Aanvragen VIP vervoer en regelen binnen- en buitenlandse dienstreizen
•Attenties verzorgen en acties coordineren voor o.a. ambtsjubilea
•Ondersteuning bij evenementen
•Het afhandelen van uiteenlopende vragen en verzoeken
•Mede vullen en inzetten van publicatiesystemen en instrumenten
•Ondersteunen bij organiseren van lezingen en evenementen/seminars
•Ondersteunen bij bezoeken van delegaties en hosten van internationale werkgroepen
•Eerste aanspreekpunt van de Staf voor externe (telefonische) contacten

ManagementondersteuningOverheidDefensieUtrechtFulltimeTijdelijkMBOSecretarieelAgendabeheerInnovatie